Archivage carte grise et dossiers d’immatriculation

Depuis la réforme SIV, les professionnels de l’automobile agréée peuvent traiter les dossiers d’immatriculation des particuliers et des entreprises. Quels sont leurs obligations en termes d’archivage carte grise, des justificatifs qui accompagnent les demandes de certificat ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur cette question (source).

Quelles pièces originales doivent-être conservées par les professionnels habilités ?

Les originaux du mandat professionnel et du Cerfa de demande d’immatriculation doivent impérativement être conservés par le professionnel de l’automobile habilité. Le certificat d’immatriculation original avec la mention « vendu le …. » ou « cédé le …. », barré et signé, doit également être en possession du professionnel de l’automobile afin qu’il le remette au nouvel acquéreur du véhicule (qui le conservera 5 ans conformément au R. 350-3 CR) et en conserve une copie en cas de contrôle par les services de la préfecture.

Le certificat d’immatriculation doit-il être restitué au propriétaire/acquéreur du véhicule ?

L’article R. 350-3 du code de la route implique qu’à l’occasion de ses démarches générant un nouveau certificat (changement de titulaire, duplicata, modification technique, etc.), le propriétaire du véhicule en possession de l’ancien CIV le conserve pendant 5 ans puis le détruise.

Cette obligation ne comporte pas d’exception spécifique, que la demande soit effectuée directement par le propriétaire du véhicule par voie électronique, ou par l’intermédiaire d’un professionnel de l’automobile habilité. Dans le second cas, la copie du certificat d’immatriculation doit être conservée au dossier archivé par le professionnel, dans les mêmes conditions que les autres pièces justificatives recueillies pour traiter la demande, et le titre original est remis à l’acquéreur ou au propriétaire du véhicule.

Cette obligation ne fait pas obstacle à la transmission du certificat à l’occasion du transfert de propriété du véhicule. Ainsi, lors d’une cession à un professionnel de l’automobile qui déclare l’achat du véhicule en vue d’une revente, ce dernier conserve le CIV le temps de la revente et le transmet à son client, qui devra le garder durant 5 ans après sa déclaration de changement de titulaire.

En principe, les seuls professionnels susceptibles de conserver le CIV original sont les centres VHU, puisqu’ils sont eux-mêmes le dernier acquéreur en fin de cycle.

L’archivage des dossiers d’immatriculation peut-il être réalisé sous format numérique seulement ?

Selon les dispositions de l’article 4 de la convention d’habilitation individuelle, le professionnel est tenu d’archiver les dossiers d’opérations d’immatriculation (pièces justificatives) de véhicules neufs et d’occasion pendant une durée minimum de 5 ans, à partir de la date de demande d’immatriculation.

L’instruction en date du 18 mai 2017 portant sur la gestion des archives relatives aux opérations d’immatriculation des véhicules autorise l’archivage sous format numérique, dans une qualité suffisante, sur un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z 42 020. Les documents sous format papier peuvent alors être détruits par dilacération (en broyeuse).

Par ailleurs, il est souligné que l’archivage sur un coffre-fort numérique est une obligation pour les professionnels disposant du profil PIVO PRO, qui permet d’immatriculer les véhicules importés de l’Union européenne et réceptionnés CE. Les dossiers archivés numériquement doivent être accessibles à distance par les services du ministère de l’intérieur en cas de contrôle, conformément à l’obligation stipulée dans l’avenant à la convention d’habilitation.

Quelles sont les modalités de destruction des documents archivés ?

Conformément à l’instruction du 18 mai 2017, la majorité des pièces des dossiers d’immatriculation doivent être détruites à l’issue d’un délai de 5 ans. Il est précisé que « compte tenu de la présence de données à caractère personnel dans les dossiers considérés, leur destruction physique doit être effectuée de façon à garantir la confidentialité de ces informations […]. Pour ce faire, il convient de recourir à un procédé de dilacération pour garantir la non-lisibilité des informations ».

En pratique, il convient de :

• Détruire physiquement les dossiers par dilacération (par broyage des documents), l’opération pouvant être sous-traitée auprès d’un prestataire si le professionnel ne dispose pas du matériel nécessaire ;
• Remplir une attestation de destruction conforme au modèle joint à l’instruction précitée pour chaque lot détruit, avec une liste des numéros d’immatriculation concernés en pièce jointe ;
• Présenter les attestations de destruction en cas de contrôle et les restituer à l’issue de la période d’habilitation.

L’archivage des pièces justificatives, qui est une obligation posée au professionnel par la convention d’habilitation, peut-il être externalisé auprès d’un prestataire ?

En l’état, rien ne s’oppose règlementairement à ce que le professionnel habilité externalise l’archivage de ses dossiers papier ou électronique auprès d’un prestataire de services, sous réserve des deux conditions cumulatives suivantes :

• Qu’il puisse fournir à l’Etat les dossiers dans un délai raisonnable (fixé entre 7 et 15 jours par l’instruction du 10 avril 2018) ;
• Que les conditions d’archivage soient protectrices des données personnelles contenues dans ces dossiers, soit via un local d’archivage papier avec mesures de protections anti-intrusions et/ou coffre-fort de stockage numérique conforme à la norme NF Z 42 020 si traitement dématérialisé.

Toutefois, en cas de négligence, le professionnel habilité engage sa propre responsabilité et s’expose lui-même aux sanctions prévues par les articles 226-18, 226-21 et 226-22 du code pénal relatifs à la protection des données personnelles.

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Qu’est-il prévu en cas de non-transmission par le professionnel habilité des dossiers archivés en cas de contrôle de la préfecture ?

L’article IV de la convention d’habilitation individuelle au SIV impose au professionnel habilité de « répondre toute demande écrite des préfectures et de l’ANTS dans le cadre de leur mission générale de suivi et de contrôle et, à ce titre, de répondre à toute demande de présentation des dossiers et des pièces sollicitées auprès de ses clients ».

Le non-respect de cette obligation contractuelle doit entraîner la prise d’une sanction adéquate. A ce titre, l’article 2.1.4 de la circulaire du 7 septembre 2010 portant sur les contrôles des opérations d’immatriculation prévoit que : « Si un professionnel ne donne pas suite à une demande de transmission de dossiers, il convient de lui écrire à nouveau pour le prévenir qu’en l’absence de réponse de sa part, et s’agissant d’un manquement à ses obligations contractuelles, son habilitation est suspendue, dans l’attente qu’il fournisse les raisons de ce dysfonctionnement ainsi que les dossiers demandés ».

Aussi, il convient de notifier la suspension de l’habilitation du professionnel négligent. La suspension dure tant que les dossiers d’immatriculation n’auront pas été réceptionnés par la préfecture. La suspension de l’agrément est réalisée simultanément.

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